Na modernim radnim mestima gde se vrednuje okruženje koje je inspirativno i podsticajno i za zaposlene i šefove, postaje sve važnije da naučite kako pravilno da se ophodite prema zaposlenima u firmi i da se prilagodite njihovom tipu ličnosti. Menadžerima su potrebne veštine koje će biti pokretačka energija za tim, davati im samopouzdanje i vraćati veru u sposobnosti kada je to potrebno, a to se postiže uz pomoć mekih (međuljudskih) veština koje se danas sve više traže.
Pored neophodnog znanja da delegirate zadatke osobama koje najbolje mogu da urade određeni projekat, bitno je da se do rezultata dođe bez pritiska i stresa.
U LinkedIn Global Talent Trends izveštaju iz 2019, čak 92% menadžera koji između ostalog i zapošljavaju ljude tvrdi da su socijalne (meke) veštine jednako važne ili čak važnije od tehničkih veština i znanja.
Kao što je uspešno delegiranje zadataka veština koja se uči vremenom, tako je potrebno izveštiti se u načinu na koji se komunicira sa zaposlenima. Ukoliko se neki od njih oseti poniženim, nipodaštavanim ili da se njegovo znanje nedovoljno vrednuje na radnom mestu, produktivnost i motivacija može značajno da opadne, a rezultat da bude ispod proseka.
Prema istraživanju Hay Group kompanije, produktivnost tima može da se poveća i do 30% ukoliko menadžeri koriste meke veštine kako bi motivisali članove tima, pomogli im da se osećaju da doprinose timu i da svojim veštinama daju dodatnu vrednost projektu.
Prema istraživanju Harvard Business Review, dva od pet direktora podbace u prvih 18 meseci na poslu. Problem je što danas nije dovoljno imati znanje i iskustvo u industriji, već je takođe bitan odnos sa timom, kako vas oni percipiraju i da li im ulivate poverenje.
Svaki lider, menadžer ili zaposleni mora da radi na unapređivanju znanja, ali i da radi na tehnici komunikacije i prenošenja poruka na jasan i koncizan način, što je jedan od glavnih zadataka ako želi uspešno da vodi tim. U tekstu ispod vam predstavljamo neke od najvažnijih socijalnih veština koje prave razliku između dobrog i odličnog menadžera, i koji su to načini da do njih dođete.
1. Saradnja sa timom
Ako ne umete da sarađujete sa drugima ili vam to teško pada, teško da će i ljudi u timu želeti da sarađuju jedni sa drugima, a vrlo verovatno ni sa vama. S obzirom na lidersku poziciju u timu, vi treba da inspirišete druge da otvoreno i slobodno daju predloge, aktivno učestvuju u projektima i traže kreativna rešenja za probleme na koje nailaze.
Naročito je bitno da oni imaju slobodu da vama ukažu na greške ukoliko primete da se nešto ponavlja a da značajno utiče na rezultat projekta ili raspoloženje tima.
Ovo možete postići tako što otvoreno komunicirate sa timom, umesto da sami pokušavate da ispravite greške. Transparentnost, imenovanje problema i voljnost za učestvovanjem u diskusiji su tri ključne stavke kada se gradi poverenje u timu. Transparentno liderstvo je nešto što pokazuje timu da cenite njihovo mišljenje i da očekujete da oni isto tako budu iskreni sa vama. Ovo će im pomoći da razviju autonomiju i da otvorenije pričaju o sopstvenim ciljevima za budućnost, jer kada vi znate gde oni žele da budu za određeni vremenski period, mnogo je lakše da kreirate plan i strategiju koja će im omogućiti da taj cilj i postignu. Budite otvoreni za predloge, ali i njihovo usvajanje ukoliko se pokaže da će to koristiti projektu, jer se tako pospešuje inovativnost i kreativnost tima.
2. Komunikacija
Nekad se desi da ne razumeju svi ljudi ono što se od njih traži, iako vi mislite da ste sve objasnili baš onako kako treba. Međutim, kada odrade svoj deo posla, vidi se da nisu shvatili suštinu i da postoje stvari koje treba da se popravljaju. Sada je pitanje da li će se projekat završiti na vreme, a to se moglo sprečiti da nije došlo do blokade u komunikaciji.
Kako poboljšati komunikaciju? Ako ne razumete dovoljno jasno tuđe ideje, postavite dodatna pitanja kako ne biste bili u situaciji da pretpostavljate. U nekadašnjem poslovnom kontekstu, komunikacija u timu je bila jednostavan način da se prepozna hijerarhija, dinamika i organizacija na radnom mestu. Na današnjim radnim mestima, svakom članu tima treba da bude jasno šta se očekuje od njega, ali i da se oseća kao ravnopravan član koji svojim veštinama može da doprinese realizaciji projeka.
Osim toga šta vam ljudi govore, obratite pažnju i na neverbalnu komunikaciju – da li se mršte, da li su im prekrštene ruke i da li previše često gledaju na telefon ili sat. Ako im nije jasno o čemu im pričate, najverovatnije će napraviti neku grimasu ili gledati u kolege da vide da li je njima jasno. Inženjer Albert Mehrabian, koji se bavio istraživanjem verbalne i neverbalne komunikacije kaže da osnovne elemente komunikacije čini 55% neverbalna komunikacija, 38% ton kojim se obraćamo a samo 7% ono što se u stvari kaže.
U neverbalnu komunikaciju spada svaki vid komunikacije koji ne uključuje reči. To može biti gestikulacija, mimika lica, fizičko rastojanje, kontakt očima, dodir.. Ovo su samo neki od načina na koji zaposleni mogu da vam prenesu poruku. Ukoliko vidite da im pogled luta dok odgovaraju na vaša pitanja, kiselo se osmehuju ili gledaju u pod jasno je da postoji nešto što ih muči, iako vam nisu konkretno stavili do znanja šta je u pitanju.
Ne treba da ih optužujete da vas ne slušaju već da na jednostavniji način pokušate da objasnite i približite ono što želite da oni urade. Ako se radi o stručnoj terminologiji, od vas se očekuje da koristite rečnik koji je tačan i precizan, ali da su objašnjenja razumljiva čak i onima koji su se možda tek sad priključili timu.
Da bi komunikacija bila efektivna, a razgovor konstruktivan, potrebno je naučiti veštinu aktivnog slušanja. Kod aktivnog slušanja, posvećuje se pažnja onome što govornik priča, a možete i da ponovite glavne teme koje on pominje dok priča da bi vam bilo lakše. Nemojte previše da razmišljate koji je tačan odgovor na pitanje, već postavljajte potpitanja kako biste bili sigurni da se razumete. Na primer, ako se neko požali na previše zadataka, nije rešenje da mu kažete da bolje organizuje vreme, već da zajedno prođete kroz zadatke i vidite da li postoji prostora da se oni prebace nekome ili razlože na delove. Čekajte da osoba završi sa izlaganjem, a pokušajte da izbegnete da upadate u reč, pogotovo ako je situacija emotivna i zahteva da pažljivo slušate.
3. Davanje povratne informacije
Danas je davanje konstruktivne kritike ili kritike uopšte težak zadatak. Kao što mnogi ljudi preteruju sa davanjem oštrih komentara, tako i je i mnogim ljudima teško da priznaju grešku.
Zato, pažljivo sa davanjem povratnih informacija, ono što najmanje želite jeste da upadnete u konflikt ili da se raspravljate sa članovima tima. Konflikti nikada ne mogu biti konstruktivni i imati dublji smisao osim da negativno utiču na atmosferu u kancelariji. One su samo sredstvo da situacija eskalira, da dođe do neprijatne tišine i da se u celom timu nervoza poveća.
Kao što smo rekli, potrebno je da manje pričate a više da slušate tim. Nemojte samo da im dajete zadatke. Ako znate sa kakvim problemima se suočavaju u toku izvršavanja obaveza i dužnosti, biće vam lakše da posmatrate zadatak iz njihove perspektive.
Važno je da povratne informacije ili njihov popularniji naziv “feedback” prilagodite tipu ličnosti sa kojim radite. Feedback ne mora uvek da bude pozitivan ali može da ima pozitivnu konotaciju, što je i srž mekih veština, da na konstruktivan način izrazite svoje mišljenje. Oni ambiciozniji članovi tima će bolje reagovati na veće izazove koje im postavite i kada ih pohvalite pred celim timom, dok će kreativniji članovi verovatno bolje reagovati na pohvale ili kritike koje dobijaju na sastancima 1 na 1, gde mogu da predlože nove ideje i daju svoj feedback o projektu.
4. Empatija
Ljudi na poslu nisu roboti nego ljudi sa stvarnim izazovima i životima. Empatija kao međuljudska veština je naročito važna kada se neko novi priključi timu, gde uvek postoji ta nesigurnost kako će se uklopiti u kolektiv, i da li će se biti neprijatno ako nešto ne bude znao. Zato, treba biti svestan da postoje introvertne i ekstrovertne osobe koje se za različite vremenske periode opuštaju i polako postaju deo tima. Važno je da se osećaju da je njihovo mišljenje važno i da su deo jedne velike celine.
Uvek će postojati neko ili nešto gde ne možete da budete u potpunosti objektivni, možda kolega sa kojim više provodite vremena na poslu, ili situacija koja je slična vašoj a koja vas posebno emotivno pogađa. Na vašu objektivnost na poslu takođe mogu da utiču razna neslaganja sa kolegama ili nadređenima u stilu života ili nešto potpuno banalno kao način oblačenja, a da vi to ni ne znate jer je to u vašoj podsvesti. U tom slučaju je možda bolje potražiti još jedno mišljenje, da budete sigurni u sopstvenu odluku. Ovo je sasvim normalna pojava, ali treba da budemo svesni tog ponašanja i da prepoznamo situacije u kojima se to ponašanje javlja kako bi mogli aktivno da se preispitujemo da li smo objektivni ili ne.
Empatija se najbolje razvija kada učite o njoj, ali i radite na sebi. Kritički posmatrajte kako se ponašate u određenim situacijama, i da li ste nešto mogli drugačije da uradite, ne da bi se nervirali oko nečega što je već prošlo, već da u narednoj situaciji pokušate sa drugačijim pristupom. Prijavite se da volontirate, čitajte knjige koje će vas motivisati da razmišljate o promeni ponašanja i kako ono u stvari utiče na one oko vas i razgovarajte sa prijateljima ili porodicom o tome šta vam se dešava na poslovnom planu.
5. Organizacija vremena
Ključ efikasnog poslovanja je dobra organizacija vremena. Menadžeri su tu da organizuju svom timu vreme, ali ne po cenu da oni imaju previše zadataka i da ih zadaci opterećuju.
Dobra organizacija vremena povećava vašu produktivnost i pouzdanost, a takav efekat treba da ima i na ceo tim. Ako je tim već previše okupiran, bolje je da razmislite dva puta da li novi projekat vredi uopšte i prihvatati. Najbitnije je da budete realistični, i da vidite kakvo je stvarno stanje u timu pre nego što im date nove zadatke. Naravno da firma treba da se razvija, ali pre toga mora da se utvrdi da li postoje uslovi za to.
Postoje 3 načina koja će vam pomoći da bolje organizujete vreme.
- Odredite vreme koje ćete potrošiti na određeni zadatak i pridržavajte se toga. Ako mislite da je 2 sata dovoljno da kvalitetno uradite neki zadatak ili čak ceo projekat, pokušajte da ne produžavate sebi taj vremenski period, jer je to mozgu odmah znak za naredni put da postoji način da pregovara i da ne uradi to što treba za predviđeno vreme, a tu možete koristite softver koji će vam pomoći da tačno znate kada ste počeli i završili sa zadatkom.
- Počnite sa najvažnijim i najobimnijim zadacima. Razlog je jednostavan – kada dođete na posao ili tek započnete projekat, tada imate najviše energije i koncentracija je na najvišem nivou. Kada završite neki veliki projekat na početku, osećaj ispunjenosti jer ste uspeli to da završite će pozitivno uticati na vašu motivaciju i brzinu kojom ćete obavljate naredne zadatke za taj dan.
- GTD metoda (Getting Things Done) je metoda gde treba da zapisujete zadatke, projekte i ciljeve koje treba da postignete za određeni vremenski period. Kada pred sobom imate listu ili vizuelno razdvojene stavke na njoj, to pomaže da steknete jasniju sliku i kreirate strategiju koju treba da implementirate da biste u najkraćem mogućem roku imali kontrolu nad vremenom koje je potrebno da se zadatak uradi.
Zaključak
Svaki dobar lider inspiriše tim. Bolja saradnja sa timom, komunikacija, konkretno davanje povratnih informacija, više empatije i drugačija organizacija vremena može da napravi veliku razliku u rezultatima koje tim pravi. Kada su ljudi zadovoljni radnim mestom, atmosferom na njemu i izazovima koji ih motivišu na radnom mestu, mnogo će jednostavnije biti raditi u kolektivu i ići zajedno ka ostvarenju cilja.
