Komunikacija na radnom mestu se odvija na nekoliko različitih nivoa. Jasno je da nećete isto komunicirati sa šefom, menadžerom ili kolegom sa kojim provodite najviše vremena. Prilagođavanje komunikacije jedna je od asertivnih veština koja može da vam pomogne da bolje iskomunicirate svoje ciljeve, lakše dođete do zajedničkih rešenja i potencijalno smanjite anksioznost oko izražavanja sopstvenih težnji na radnom mestu. Efikasna komunikacija je način da se uspešno ostvare funkcije planiranja, organizovanja, vođenja i koordinacije tima.
Prema istraživanju Harvard Business Review, čak dve trećine menadžera osećaju nelagodnost kada treba da pričaju sa zaposlenima. Pored balansiranja verbalne i neverbalne komunikacije, bitno je pronaći prave reči u datom trenutku, ali ostati dosledan odlukama koje se tiču zaposlenih i njihovog obavljanja zadataka.
Bitno je znati da su ljudi svesni svojih grešaka i da čak i ako dobiju povratnu informaciju sa ne tako pozitivnom konotacijom neće to shvatiti lično ukoliko im je ona predstavljena na pravi način. Ispitivanje uzorka od 3.875 ljudi koje je objavio časopis Harvard Business Review kaže da je čak 74% ljudi koji su dobili negativnu povratnu informaciju o svom radu to očekivalo i da uopšte nisu iznenađeni. Ako su ljudi svesni da kvalitet njihovog rada opadne u nekom momentu, važno je samo da uspešnom komunikacijom razumete zašto je došlo do ovakvog ishoda i koje su strategije da se to izbegne u budućnosti.
Zašto je važno da na radnom mestu postoji efektivna komunikacija? Pre svega da se izbegnu neželjeni nesporazumi, da se da smisao svakom zadatku koji zaposleni obavljaju, izgradi produktivnija korporativna kultura i da se stvori osećaj za samokritičnost i autonomiju kod zaposlenih. Postoji nekoliko tipova komunikacije na radnom mestu a da li ste se već susreli sa nekim od njih a da možda toga niste ni svesni, saznajte na listi ispod.
1. Formalna i neformalna komunikacija
Formalna komunikacija se većinom bazira na razgovoru o poslovnim ili strateškim ciljevima koji kompanija treba da postigne i usko je vezana za nišu kojom se firma bavi. Postoje ustaljeni formalni kanali koji se definišu od strane mendžementa i oni su podložni promenama i kontroli. Neformalna komunikacija obično uključuje diskutovanje o temama koje nemaju veze sa poslom, na primer razgovor o nekim životnim situacijama na pauzi za ručak.
Neformalna komunikacija se ne može kontrolisati niti ustaliti, dolazi prirodno i od nje najviše zavisi produktivnost u organizaciji. Ukoliko se u toku formalne komunikacije preteruje sa neformalnom, to može da ugrozi kvalitet razgovora gde on dobija potpuno novi format, a cilj same komunikacije se gubi. Ovo se pre svega odnosi na ubacivanje neprimerenih šala, pričanje tračeva ili okretanje razgovora na iskustva iz sopstvenog života.
2. Interna i eksterna komunikacija
U internu komunikaciju spada svaki vid komunikacije koji se odvija na radnom mestu, odnosno unutar kompanije. To može biti verbalna komunikacija, kada razgovarate sa zaposlenima, kolegama, saradnicima ali se interna komunikacija takođe odnosi na komunikaciju preko drugih medijuma kao što je pisanje mejlova, razgovor preko telefona ili slanje faksa.
Eksterna komunikacija obuhvata komunikaciju između člana kompanije i nekog spoljašnjeg saradnika koji se nalazi izvan nje. Ako ste pozvali mušteriju telefonom, poslali klijentu mejl ili nazvali dobavljača da proverite porudžbinu, to sve spada u eksternu komunikaciju, koja je obično profesionalna, formalna i ima za cilj da obezbedi određene informacije onima koji komuniciraju. Interna komunikacija može biti i formalna i neformalna, u zavisnosti od toga koji je njen cilj i kakve rezultate želite da postignete. Na primer, kada pričate sa menadžerom o strategiji za naredni period jasno je da ćete koristiti korporativan rečnik sa konciznom i jasnom terminologijom, dok će razgovor u pauzi sa kolegom imati opušteniji karakter.
3. Aktivna i pasivna komunikacija
Aktivna komunikacija je ona koja razgovor pretvara u konstruktivan dijalog, drugim rečima obuhvata pitanja, predloge ili čak žalbe koje zaposleni upućuju menadžerima. Ova komunikacija je jasna, okrenuta je ka rezultatima koji treba da proisteknu iz razgovora i doprinosi da se zaposleni oslobodi straha da iskomunicira sopstvene želje. Pasivna komunikacija je izdavanje naredbi i dodatnih instrukcija i objašnjenja zadataka koji se daju zaposlenima. Iako je neophodna, ovakav tip komunikacije može da transformiše razgovor u pasivni prenos informacija, jer nekad ne obuhvata aktivnu razmenu mišljenja već je njena uloga da da dodatna pojašnjenja o projektu ili zadatku.
Efektivno sprovođenje oba tipa komunikacije se odnosi na davanje preciznih informacija koje će pomoći članu da obavi svoj deo zadatka efikasnije i lakše. Važno je detaljno i sveobuhvatno komunicirati jer se na ovaj način jasno sagledavaju ciljevi za uspešno obavljanje projekta, daje se povratna informacija i rešavaju se nedoumice koje zaposleni imaju u vezi sa zadacima.
4. Horizontalna, vertikalna i dijagonalna komunikacija
Horizontalna komunikacija je svakodnevna razmena poruka među ljudima koji su na istom nivou u firmi, a to su obično zaposleni koji imaju jednog ili više nadređenih. Takođe, ovakav tip komunikacije može da se odvija i između dva direktora ili između direktora i potencijalnih saradnika jer su i oni na istom hijerarhijskom nivou. Dijagonalna (cross-sector komunikacija) je hibridna forma horizontalne i vertikalne komunikacije i uključuje komunikaciju zaposlenih iz jednog sektora sa drugim sektorom gde nema direktne formalne komunikacije, već je cilj najefikasnije dolaženje do poslovnih rešenja koja će firmi doneti željene rezultate, na primer kada potpredsednik kompanije komunicira sa HR menadžerom o zaposlenima i kako su se pokazali.
Vertikalna komunikacija se odvija između dva člana kompanije koja su na različitim nivoima, na primer kada ili komunikacija između CEO-a firme i direktora nekog sektora. Ovakva komunikacija obično ima za cilj da unapredi razvojne ciljeve kompanije, da uvid u izveštaje ili podigne standard poslovnog okruženja u kompaniji na novi nivo. Sva tri tipa komunikacije mogu biti i formalna i neformalna u zavisnosti od inputa i autputa iz eksternog i internog okruženja.
5. Direktna i grupna komunikacija
Najveća razlika između ove dve grupe je u brojnosti članova. Direktna komunikacija se bazira na davanju izveštaja nadređenoj osobi, koja ima za cilj da unapredi komunikaciju tima ili da se dođe do novih saznanja o tome kako projekat napreduje. Grupna komunikaciju u najvećem broju obuhvata grupne sastanke u okviru kompanije, gde se okuplja veliki broj zaposlenih. To mogu biti sastanci tima, celog osoblja, ljudi iz različitih sektora ili sastanak direktora.
U najvećem broju slučajeva, na grupnim sastancima 2 osobe vode razgovor i predstavljaju zaposlenima nove projekte, zadatke ili novine koje će se uvesti u budućnosti, i glavni cilj je informisanje menadžera ili tima. Ovde obično nije prioritet da zaposleni iskažu svoje mišljenje ili pokrenu konstruktivnu raspravu o projektu. Međutim, postoje i brainstorming sastanci gde svako treba da se obrati grupi, učestvuje u konverzaciji i svojim razmišljanjem o temi da dodatnu vrednost sastanku.
6. Verbalna i neverbalna komunikacija
Verbalna komunikacija je sve ono što kažete rečima, dok u neverbalnu komunikaciju spadaju kontakt očima, mimika lica ili gestikulacija, koji su dobri pokazatelji koliko sagovornik učestvuje u komunikaciji. Neki gestovi su pohvalni kao na primer osmeh nakon dobro urađene prezentacije, dok bi se prevrtanje očima moglo svrstati u negativan vid neverbalne komunikacije, i samim tim bi izazvao negativan efekat na sagovornika.
Verbalna komunikacija je važna jer je to najbolji način da se jasno stavi do znanja koje su stavke od presudne važnosti za onoga koji komunicira, dok je neverbalna komunikacija način da ono što ljudi nesvesno misle i osećaju ispliva na površinu. Oba tipa komunikacije daju informacije o stanju, osećanjima i razmišljanjima zaposlenog, osim što se kod neverbalne komunikacije prikazuje i dodatna perspektiva koju zaposleni možda nesvesno pokušava da kamuflira.
Prema istraživanju koje je objavljeno u britanskom časopisu The Telegraph, ljudski mozak je čak počeo da reaguje na emotikone u porukama kao na prave ljudske reakcije, pa se postavlja pitanje koliko je onda neverbalna komunikacija važna ako se emocije mogu preneti čak i putem emotikona.
Kako da poboljšate komunikaciju na radnom mestu?
- U zavisnosti od toga koju komunikaciju zahtevaju formalni kanali, poštuje se formalno definisani kanal u dogovoru sa menadžmentom
- Poštujte sve članove tima jednako, ponašajte se prema njima kao prema profesionalcima i dajte svima vremena da iskažu mišljenje na određenu temu
- Upoznajte svoj tim – svaki član će imati drugačije reakcije, vrednosti i uverenja na koja se treba navići i prilagoditi način komunikacije. Ovo se pre svega odnosi na direktnu komunikaciju, dok je u grupnoj komunikaciji bitnije predstaviti strateške ciljeve od kojih projekat zavisi
- Ne pitajte zašto se nešto dogodilo, već tražite od tima da objasne način razmišljanja kojim su se vodili i da odbrane sopstvene stavove, kao i da daju predlog rešenja ili daljeg koraka, što pomaže kod proaktivnog razmišljanja
- Imajte razumevanja za različita stanovišta – iz različitosti proističu inovativna i kreativna rešenja
Sve što je napisano iznad može poslužiti kao dodatak unapređenja svih gore navedenih vrsta komunikacije. Moguće je poboljšati komunikaciju u firmi ukoliko naučite da budete fleksibilni i radite na svojim komunikacionim veštinama. Unapredite ove veštine na brz i efikasan način i tako doprinesite boljoj atmosferi na radnom mestu, bržem obavljanju zadataka i sprečite potencijalne konflikte zbog nesporazuma.
