Tema o kojoj svi pričaju: E-fakture i šta sve treba da znate o njima?

Digitalizacija sa sobom nosi mnoštvo benefita koji mogu pozitivno da utiču na vaše poslovanje, a kako je zakonski uvedena forma i princip slanja i primanja različitih vrsta e-faktura, važno je biti u toku sa svim informacijama i na vreme primeniti sistem elektronskog fakturisanja.

E-fakture vam mogu uštedeti do čak 80% troškova u odnosu na klasično, papirno fakturisanje i poboljšati vaše poslovanje.

Šta je tačno elektronska faktura, koja je razlika između SEF i SUF sistema, kao i koje sve elemente bi trebalo da ima jedan dokument za elektronsko fakturisanje, pročitajte u nastavku teksta.

Šta je e-faktura?

E-faktura je dokument koji je elektronskim putem kreiran, overen, poslat, preuzet i skladišten u elektronskom obliku. On predstavlja eleketronski zapis fakture, odnosno računa, na kom se jasno vide svi obavezni podaci u skladu sa Zakonom o elektronskom fakturisanju. Svaka e-faktura mora imati unutrašnju (tehničko-programska šema) i spoljašnju (vizual) formu, kako bi račun bio ispravan, kao i sledeće elemente:

• datum izdavanja fakture,
• broj fakture,
• datum prometa dobara i usluga,
• PDV broj ili PIB izdavaoca,
• pun naziv i adresa izdavaoca fakture,
• PDV broj ili PIB primaoca,
• pun naziv i adresa primaoca fakture,
• vrsta robe/usluge,
• vrsta/količina isporučenih dobara ili vrsta/obim usluge,
• oporezivi iznos po stopi ili izuzeće,
• jedinična cena bez PDV-a,
• popusti ukoliko ih ima,
• poreska stopa,
• ukupan iznos PDV-a.

E-fakture se mogu kreirati i slati preko sopstvenog specijalizovanog softvera za elektronsko fakturisanje ili preko sajta/ aplikacije E-faktura. Vrlo je važno da svaki kreirani elektronski račun mora da se i elektronski overi sa tačnim vremenom poslatog dokumenta!

Koja lica su u obavezi da koriste sistem elektronskog fakturisanja?

Zakon o elektronskom fakturisanju jasno nalaže da svako pravno lice iz javnog ili privatnog sektora (ukoliko su PDV obveznici) dužno je da primenjuje i koristi e-fakture kao regularan i pravosnažan sistem fakturisanja. To uključuje sve:

1. subjekte privatnog sektora po osnovu međusobnih transakcija,
2. subjekte privatnog sektora po osnovu transakcije sa subjektom javnog sektora,
3. subjekte javnog sektora po osnovu transakcije sa subjektima privatnog sektora,
4. subjekte javnog sektora po osnovu međusobnih transakcija.

Ostala lica mogu da koriste sistem elektronskog fakturisanja kao dobrovoljni korisnici, bez trenutne zakonske obaveze, u tekućoj i narednoj kalendarskoj godini. Dakle, ukoliko se odlučite da koristite sistem elektronskog fakturisanja, morate imati na umu da ste u obavezi da nadalje šaljete svoje fakture isključivo kroz taj isti sistem.

Koja je razlika između SEF i SUF?

Pre nego što se pozabavimo razlikama ova dva sistema, bitno je da prvo znamo koje skraćenice one predstavljaju:

SEF – sistem elektronskih faktura

SUF – sistem za upravljanje fakturama

SEF je softversko rešenje za proces manipulisanja e-fakturama u vidu kreiranja, slanja, primanja i skladištenja e-računa za sva pravna lica. SEF-om upravlja centralni informacioni posrednik.

SUF je web platforma predviđena za prijem, čuvanje, odobravanje i pripremu knjiženja ulaznih računa, napravljen od strane Kancelarije za informacione tehnologije i elektronsku upravu. Važno je napomenuti da priprema knjiženja ulaznih računa treba da omogući prijem i upravljanje račinima, odnosno fakturama, od strane dobavljača. SUF takođe omogućuje korisnicima da ručno unesu fakture koje su prispele u papirnom obliku.

Zbog čega se uvode e-fakture?

Postoje mnogobrojni benefiti za uvođenje elektronskih faktura za javne i privatne sektore. Digitalizacija omogućava efikasnije, sigurnije i brže funkcionisanje, nego što je to dosad bio slučaj sa klasičnim načinom fakturisanja. Elektronskim fakturama eliminiše se do čak 80% troškova postupka po fakturi, ubrzava se sam proces fakturisanja, a pritom i umanjuje se količina grešaka pri izradi i u obradi računa. Država ima sistem da osigura ispunjavanje i pridržavanje zakonskih regulativa putem SEF-a, a korisnici mogu da računaju na stabilniji i transparentniji protok novčanih sredstava.

Zaključak

Republika Srbija je uvođenjem e-faktura napravila korak dalje u procesu digitalizacije. Postoji niz webinara koje možete da pogledate na sajtu E-faktura, kako biste se lako i efikasno priključili sistemu elektornskog fakturisanja. Osim što se uvodi kao zakonska obaveza subjekata privatnog i javnog sektora, e-fakturisanje je dosta efikasniji, brži i transparentniji način kreiranja, slanja i obrade računa u okviru kompanija. Sve fakture vam se nalaze na jednom mestu, u elektronskom obliku, umesto da gomilate registratore na svojim policama – umanjujete količinu korišćenja papira (što je ekološki benefit) i lakše ih skladištite na vašem nalogu. Korišćenje sistema elektronskog fakturisanja je besplatno i ne postoje dodatni troškovi za korisnike. Kompanije, po svom ličnom nahođenju, mogu da angažuju informacione posrednike koje bi se bavile korišćenjem servisa u ime kompanije koje reprezentuju u skladu sa Zakonom.

Nadamo se da će Vam ovaj tekst pomoći da razumete na koji način e-fakture funkcionišu, a kako Vam kompanija Desk&More može pomoći da unapredite poslovanje svoje kompanije saznajte OVDE.