Digitalizacija sa sobom nosi mnoštvo benefita koji mogu pozitivno da utiču na vaše poslovanje, a kako je zakonski uvedena forma i princip slanja i primanja različitih vrsta e-faktura, važno je biti u toku sa svim informacijama i na vreme primeniti sistem elektronskog fakturisanja.
E-fakture vam mogu uštedeti do čak 80% troškova u odnosu na klasično, papirno fakturisanje i poboljšati vaše poslovanje.
Šta je tačno elektronska faktura, koja je razlika između SEF i SUF sistema, kao i koje sve elemente bi trebalo da ima jedan dokument za elektronsko fakturisanje, pročitajte u nastavku teksta.
Šta je e-faktura?
E-faktura je dokument koji je elektronskim putem kreiran, overen, poslat, preuzet i skladišten u elektronskom obliku. On predstavlja eleketronski zapis fakture, odnosno računa, na kom se jasno vide svi obavezni podaci u skladu sa Zakonom o elektronskom fakturisanju. Svaka e-faktura mora imati unutrašnju (tehničko-programska šema) i spoljašnju (vizual) formu, kako bi račun bio ispravan, kao i sledeće elemente:
- datum izdavanja fakture,
- broj fakture,
- datum prometa dobara i usluga,
- PDV broj ili PIB izdavaoca,
- pun naziv i adresa izdavaoca fakture,
- PDV broj ili PIB primaoca,
- pun naziv i adresa primaoca fakture,
- vrsta robe/usluge,
- vrsta/količina isporučenih dobara ili vrsta/obim usluge,
- oporezivi iznos po stopi ili izuzeće,
- jedinična cena bez PDV-a,
- popusti ukoliko ih ima,
- poreska stopa,
- ukupan iznos PDV-a.
E-fakture se mogu kreirati i slati preko sopstvenog specijalizovanog softvera za elektronsko fakturisanje ili preko sajta/ aplikacije E-faktura. Vrlo je važno da svaki kreirani elektronski račun mora da se i elektronski overi sa tačnim vremenom poslatog dokumenta!
Koja lica su u obavezi da koriste sistem elektronskog fakturisanja?
Zakon o elektronskom fakturisanju jasno nalaže da svako pravno lice iz javnog ili privatnog sektora (ukoliko su PDV obveznici) dužno je da primenjuje i koristi e-fakture kao regularan i pravosnažan sistem fakturisanja. To uključuje sve:
- subjekte privatnog sektora po osnovu međusobnih transakcija,
- subjekte privatnog sektora po osnovu transakcije sa subjektom javnog sektora,
- subjekte javnog sektora po osnovu transakcije sa subjektima privatnog sektora,
- subjekte javnog sektora po osnovu međusobnih transakcija.
Ostala lica mogu da koriste sistem elektronskog fakturisanja kao dobrovoljni korisnici, bez trenutne zakonske obaveze, u tekućoj i narednoj kalendarskoj godini. Dakle, ukoliko se odlučite da koristite sistem elektronskog fakturisanja, morate imati na umu da ste u obavezi da nadalje šaljete svoje fakture isključivo kroz taj isti sistem.
Koja je razlika između SEF i SUF?
Pre nego što se pozabavimo razlikama ova dva sistema, bitno je da prvo znamo koje skraćenice one predstavljaju:
SEF – sistem elektronskih faktura
SUF – sistem za upravljanje fakturama
SEF je softversko rešenje za proces manipulisanja e-fakturama u vidu kreiranja, slanja, primanja i skladištenja e-računa za sva pravna lica. SEF-om upravlja centralni informacioni posrednik.
SUF je web platforma predviđena za prijem, čuvanje, odobravanje i pripremu knjiženja ulaznih računa, napravljen od strane Kancelarije za informacione tehnologije i elektronsku upravu. Važno je napomenuti da priprema knjiženja ulaznih računa treba da omogući prijem i upravljanje račinima, odnosno fakturama, od strane dobavljača. SUF takođe omogućuje korisnicima da ručno unesu fakture koje su prispele u papirnom obliku.
Zbog čega se uvode e-fakture?
Postoje mnogobrojni benefiti za uvođenje elektronskih faktura za javne i privatne sektore. Digitalizacija omogućava efikasnije, sigurnije i brže funkcionisanje, nego što je to dosad bio slučaj sa klasičnim načinom fakturisanja. Elektronskim fakturama eliminiše se do čak 80% troškova postupka po fakturi, ubrzava se sam proces fakturisanja, a pritom i umanjuje se količina grešaka pri izradi i u obradi računa. Država ima sistem da osigura ispunjavanje i pridržavanje zakonskih regulativa putem SEF-a, a korisnici mogu da računaju na stabilniji i transparentniji protok novčanih sredstava.
Zaključak
Republika Srbija je uvođenjem e-faktura napravila korak dalje u procesu digitalizacije. Postoji niz webinara koje možete da pogledate na sajtu E-faktura, kako biste se lako i efikasno priključili sistemu elektornskog fakturisanja. Osim što se uvodi kao zakonska obaveza subjekata privatnog i javnog sektora, e-fakturisanje je dosta efikasniji, brži i transparentniji način kreiranja, slanja i obrade računa u okviru kompanija. Sve fakture vam se nalaze na jednom mestu, u elektronskom obliku, umesto da gomilate registratore na svojim policama – umanjujete količinu korišćenja papira (što je ekološki benefit) i lakše ih skladištite na vašem nalogu. Korišćenje sistema elektronskog fakturisanja je besplatno i ne postoje dodatni troškovi za korisnike. Kompanije, po svom ličnom nahođenju, mogu da angažuju informacione posrednike koje bi se bavile korišćenjem servisa u ime kompanije koje reprezentuju u skladu sa Zakonom.
Nadamo se da će Vam ovaj tekst pomoći da razumete na koji način e-fakture funkcionišu, a kako Vam kompanija Desk&More može pomoći da unapredite poslovanje svoje kompanije saznajte OVDE.
