Saveti za uspešno vođenje eksternih timova

 

Dobra internet konekcija, privatne telefonske kabine i koordinator prostora koji je uvek na licu mesta, od presudnog su značaja za rad eksternih timova. Na ovaj način, eksterni saradnici se osećaju kao da su na radnom mestu, bez obzira što se nalaze kilometrima daleko od sedišta kompanije. Ovo i menadžerima značajno olakšava proces vođenja timova. Rad na daljinu i u kancelariji se značajno razlikuju što zahteva drugačije pristupe vođenja internih i eksternih timova. Zapošljavanje timova koji se fizički nalaze van kompanije omogućava poslodavcima da rade sa stručnjacima iz celog sveta, dok ljudi koji traže ovakav oblik posla imaju veće mogućnosti zapošljavanja, više prihode i slobodu izbora kancelarije. Upravo iz pomenutih razloga, sve više se širi spektar industrija koje se odlučuju da primene ovaj model u svom poslovanju.

Prema rezultatima istraživanja objavljenim na sajtu Fortunly.com oko 46% poslodavaca ističe da im angažovanje eksternih timova omogućava veći izbor talentovanih kadrova, kao i saradnju sa profesionalcima čije usluge nisu konstantno potrebne u kompaniji, već prema potrebama specifičnih projekata. Ovo je jedan od razloga zbog kojih oko 37% malih biznisa ima jedan ili više eksternih timova sa kojima saruđuju. Svakako, eksterna saradnja je isplativije i produktivnije rešenje kako za poslodavce, tako i za eksterne stručnjake.

Međutim, ovaj model se pokazao dosta težim za menadžere zbog smanjene mogućnosti interakcije sa članovima tima, direktne supervizije njihovog rada i sporijeg protoka informacija. Adekvatna edukacija menadžera i deljenje iskustava o tome kako da se održi produktivnost i motivacija saradnika na daljinu, preduslov je uspešnosti eksterne saradnje.

 

Zapošljavanje eksternih timova

 

Harvard Business Review je objavio istraživanje o uspešnim menadžerskim praksama vođenja timova na daljinu. Jedna od njih je savetodavna kompanija ghSmart, koja preko 25 godina oko 80% svog posla obavlja remote.

Kao jedan od najvažnijih faktora uspešne saradnje na daljinu, lideri ove kompanije navode angažovanje adekvatnih ljudi. To znači da pri intevjuisanju i potrazi za eksternim saradnicima pored profesionalnih kompetencija, vrednujete njihove tehničke sposobnosti, spremnost za samostalan rad, nezavisnost i odgovornost. Pored toga, izbor stručnjaka će svakako biti veći jer možete zaposliti ljude sa bilo kog mesta u svetu.

 

Poslovni prostori za eksterne timove

 

Pored eksternih saradnika, mnoge kompanije praktikuju da povremeno svojim zaposlenima omoguće remote režim rada. Promena radnog okruženja doprinosi povećanju produktivnosti i zadovoljstvu zaposlenih. Danas postoje različiti poslovni prostori koji se u potpunosti prilagođavaju potrebama vašeg biznisa, kada je u pitanju broj dana koliko ćete koristiti kancelarije, veličina timova i oprema.

Iznajmljivanjem ovakvih prostorija, osiguraćete svojim timovima produktivno i podsticajno mesto za rad, bez distrakcija. Poslovni prostori mogu biti dostupni 24/7 zbog čega ih biraju brojni eksterni timovi koji rade za kompanije u drugoj vremenskoj zoni. Pored fleksibilnih kancelarija, ličnih stolova, sala za sastanke, timovi u ovakvim poslovnim prostorima imaju kontinuiranu tehničku podršku, kao i potpunu bezbednost podataka.

 

Definisanje kanala komunikacije

 

Efikasna komunikacija sa svim članovima tima bez obzira gde se nalaze predstavlja najveći izazov za menadžere. Svakako je lakše otići do susednog stola i porazgovarati sa kolegom, nego sastavljati mejlove i poruke o pitanjima vezanim za projekat. Ali, kada radite sa eksternim timovima, to neće biti moguće. Prvi korak je definisanje kanala komunikacije prema tipu informacija. Na primer, ukoliko vam treba kratak odgovor na pitanje, možete poslati poruku, za hitne informacije najbolji je poziv, za izveštaje, planove i analize preporučuju se video sastanci, dok je email dobro rešenje za detaljnije prikupljanje podataka i materijala.

Danas postoje različiti alati i sistemi, koji garantuju bezbednost podataka pa se efektivno koriste za remote poslovanje, tako da vam preostaje samo da izaberete onaj koji najviše odgovara potrebama vašeg biznisa.

Pored online komunikacije, menadžeri treba da podstiču saradnju između timova koji rade na istoj lokaciji, iz istog grada ili zemlje, jer se na taj način jača interna kultura kompanije bez obzira na mesto gde se zaposleni nalaze.

 

Postavljanje očekivanja i smanjenje mikromenadžmenta

 

Ključ uspešnog vođenja eksternih timova ogleda se u uspostavljanju međusobnog poverenja. Konstantno proveravanje vaših zaposlenih može izazvati osećaj nepoverenja i pojačati stres. Umesto mikromenadžmenta i “nadgledanja” da li i na koji način vaš tim obavlja svoje zadatke, efektivnije rešenje je postavljanje jasnih očekivanja. Na početku svake radne nedelje dajte jasne instrukcije u vezi zadataka koje treba uraditi, standarda kvaliteta, kriterijuma vrednovanja i rokova za obavljanje posla.

Budite realni i obavezno tražite feedback od svog tima kako biste osigurali usklađenost. Na taj način, ukazaćete poverenje svojim zaposlenima i dati im slobodu da rade na način i tempom koji njima odgovara sve dok poštuju postavljena očekivanja.

 

Strukturisano praćenje produktivnosti

 

Pored postavljanja očekivanja, menadžeri treba da uspostave sisteme za praćenje napretka zaposlenih koji će im dati jasan uvid u učinak svakog člana tima bez obzira gde se nalazi njegova kancelarija.

Postoje različiti alati za upravljanje remote projektima, kao što su Asana, WorkflowMax, Jira i mnogi drugi, koji liderima omogućavaju da definišu projekat po zadacima, da prate izvršenje tih zadataka, da komuniciraju sa zaposlenima i prate njihovu produktivnost na jednom mestu.

 

Održavanje socijalne interakcije u online kancelariji

 

Još jedan zadatak uspešnog vođenja eksternih timova je briga o njihovoj motivaciji i blagostanju. Bez obzira što se sedište vaše firme ne nalazi u mestu gde su zaposleni, možete im u njihovom gradu obezbediti adekvatan radni prostor, koji će im dati osećaj da su u samoj kompaniji. Rad u takvim kancelarijama, pored toga što će im obezbediti savršene uslove koji podstiču produktivnost, obično poseduje zajedničke prostorije gde mogu provoditi pauze sa drugim ljudima koji rade slične poslove.

Pored podsticanja ovog oblika fizičkog kontakta, menadžeri bi trebalo da odvoje vreme za kratke meetap-ove, tokom kojih mogu pričati i o neformalnim temama kako bi bolje upoznali svoje eksterne timove. Sve pomenuto će zadovoljiti potrebu ljudi za uključenošću i pripadanjem grupi, koja je ugrožena prilikom rada od kuće.

 

Fleksibilno radno vreme

 

Ukoliko priroda vašeg biznisa nije vremenski uslovljena, svojim zaposlenima možete dozvoliti da sami biraju vreme kada će raditi, ali da tačno znate kada će vam biti dostupni u coworking prostorima. Na ovaj način dajete svojim zaposlenima priliku da sami organizuju svoj rad, kao i da preuzmu veću autonomiju i ličnu odgovornost što poboljšava njihovo angažovanje, zadovoljstvo i produktivnost u obavljanju posla.

Značaj mentorstva za eksterne timove

Uspešnom vođenju eksternih timova u velikoj meri će doprineti i vaše mentorske veštine. Važno je da pored menadžera budete mentor svom timu, koji ih vodi kroz proces obavljanja posla i na koga mogu da se oslone. Posvetite pažnju profesionalnom razvoju vaših zaposlenih bez obzira što rade van kompanije. Ne zaboravite da vaš eksterni tim daje svoj doprinos uspehu projekta, te bi trebalo da ima iste mogućnosti usavršavanja, treninga i podsticaja kao i drugi zaposleni koji rade u kompaniji.

 

Zaključak

 

Rad sa eksternim timovima može biti i te kako korisniji i produktivniji kako za vas, tako i za vaše zaposlene. Mogućnost da sami biraju svoju kancelariju, pa čak i kolege sa kojima će provoditi pauze, umnogome doprinosi njihovom zadovoljstvu i posvećenosti. Zbog toga je važno da menadžeri svojim eksternim timovima otkriju sve benefite ovakvog načina rada, te da ulože trud u međusobnu interakciju i razmenu informacija bez obzira gde se nalaze. Kroz poverenje, empatiju, jasnu komunikaciju i transparentan pristup vaši zaposleni mogu biti mnogo motivisaniji i produktivniji nego u kancelariji.

This website stores cookies on your computer. These cookies are used to collect information about how you interact with our website and allow us to remember you. We use this information in order to improve and customize your browsing experience and for analytics and metrics about our visitors both on this website and other media. To find out more about the cookies we use, see our Privacy Policy.

accept don’t ask me again