U rečniku upravljanja, CEO je sinonim za liderstvo.
Međutim, više nego bilo ko drugi u organizaciji, direktori se suočavaju sa oskudicom jednog važnog resursa. Taj resurs je vreme. U prilog tome idu podaci iz jedne studije o tome kako su izvršni direktori raspoređivali svoje vreme na razne aktivnosti tokom tri meseca, o čemu će biti reči nešto kasnije.
S obzirom na to da su lideri odgovorni za celokupan rad svojih organizacija, njihov najbolji asistent koji optimizuje ograničeno vreme jeste efikasan dnevni raspored obaveza.
Način na koji izvršni direktori raspoređuju svoje vreme i prisutnost presudan je kako za ličnu efikasnost, tako i za uspešnost cele kompanije. Raspored izvršnog direktora manifestuje kako on vodi i kakve poruke šalje ostatku tima.
Presudna karika koja nedostaje u razumevanju raspodele vremena izvršnih direktora i njihove efikasnosti, bili su sistemski podaci o tome šta oni zapravo rade. Međutim, to se promenilo nakon što je sprovedena jedna od opsežnijih studija Harvard Business School 2006. godine.
Ovo istraživanje nam nudi prvu sveobuhvatnu analizu i detaljno ispitivanje dnevnog rasporeda izvršnog direktora u velikim kompanijama tokom dužeg vremenskog perioda. Praćena je raspodela vremena kod 27 izvršnih direktora (dve žene i 25 muškaraca) tokom puna tri meseca, čije kompanije su imale prosečni godišnji prihod od 13,1 milijardu dolara.
U studiji je svaki asistent izvršnog direktora osposobljen za kodiranje vremena izvršnog direktora u intervalima od 15 minuta, 24 sata dnevno, sedam dana u nedelji, kao i redovno proveravanje tog kodiranja kod izvršnog direktora.
Dobijeni podaci otkrivaju kako je izvršni direktor proveo svoje vreme i na kojim aktivnostima, temama i zadacima. Budući da pokriva i ono što izvršni direktori rade izvan posla, ova studija pruža uvid i u to kako balansiraju između profesionalnog i privatnog života. Sve u svemu, prikupljeni su i kodirani podaci o skoro 60.000 sati izvršnih direktora, a rezultati su sledeći.
Čelnici ove studije radili su u proseku 9,7 sati radnim danima. Takođe, 79% vremena vikendom provodili su radno, u proseku 3,9 sati dnevno. Kada su dani odmora u pitanju radili su 70% vremena, odnosno u proseku 2,4 sata dnevno.
Skoro polovinu posla (47%) generalni direktori obave u sedištu kompanije. Ostatak je proveden u posetama predstavništvima kompanije u drugim gradovima, na sastancima sa eksternim saradnicima, putovanjima do posla i kod kuće.
Sve u svemu, izvršni direktori u ovoj studiji radili su u proseku neverovatnih 62,5 sati nedeljno.
Koliko god se oslanjali na delegiranje, lideri ne mogu sve zadatke predati. Moraju provesti barem neko vreme sa zaposlenima u svakom predstavništvu kako bi pružili smernice, omogućili usklađivanja, dali podršku članovima tima i prikupili informacije potrebne za donošenje dobrih odluka.
Putovanja su takođe sastavni deo posla. Kvalitetno upravljanje domaćom ili globalnom kompanijom ne može se postići samo iz sedišta kompanije, pa je razumljivo zašto čak 53% radnog vremena lideri provedu van sedišta kompanije.
Vreme za sebe
Lideri moraju biti oprezni, da ne postanu poput vozača trkačih automobila koji se prema kući odnose kao prema pit stopu.
S obzirom na to da bi im posao mogao oduzeti veliki deo privatnog života, izvršni direktori moraju postaviti ograničenja kako bi sačuvali svoje zdravlje i zdrave odnose sa porodicom i prijateljima.
Većina izvršnih direktora u našoj studiji je to prepoznala. Spavali su u proseku 6,9 sati noću, a mnogi su imali redovne režime vežbanja, što im je trošilo oko 9% slobodnog vremena, oko 45 minuta dnevno. Da bi održali intenzitet posla, izvršni direktori redovno se bave fizičkim aktivnostima – a to znači raspodelu vremena za zdravlje, kondiciju i odmor.
Posebna pažnja u ovoj studiji posvećena je na onih 25% vremena – ili otprilike šest sati dnevno – kada su izvršni direktori bili budni i nisu obavljali radne zadatke. Tipično je za sve učesnike da su otprilike polovinu tih sati provodili sa svojim porodicama, a većina je naučila da postane vrlo disciplinovana povodom toga.
Barem nekoliko sati (u proseku 2,1 dnevno) većina je posvetila relaksaciji, što je uključivalo aktivnosti od gledanja televizije, čitanja iz užitka, sve do hobija poput fotografije.
Posao izvršnog direktora je mentalno i fizički iscrpljujuć, pa aktivnosti koje održavaju život normalnim čine izvršne direktore sposobnijim za zdravu interakciju sa kolegama i zaposlenima.
Kao i ostali zaposleni u kompanijama, lideri takođe planiraju vreme za lično, profesionalno usavršavanje i razvoj. Podaci pokazuju da je ova oblast najčešće zapostavljena usled gusto popunjenog rasporeda.
Direktan rad sa članovima tima
Najefikasnji posao u kompaniji podrazumeva prvenstveno interakciju licem u lice sa zaposlenima, što je oduzimalo 61% radnog vremena izvršnih direktora koji su bili obuhvaćeni ovom anketom. Još 15% potrošeno je na telefonske razgovore, čitanje i odgovaranje na mejlove. Ukupno 24% potrošeno je u proseku na online komunikaciju.
Zaključak
Generalno govoreći, studija je otkrila da je eksplicitni dnevni red jedan od najkorisnijih alata izvršnih direktora za istovremeno napredovanje u više oblasti rada, brzo određivanje prioriteta, kao i efikasno korišćenje vremena uprkos potrebi reagovanja na nepredviđene događaje.
Iako se nismo ni dotakli brojnih zahtevnih poslova kao što su rad sa izveštajima, komunikaciji sa menadžmentom, kreiranju strategija, bavljenje organizacijskom strukturom i kulturom, dizajniranju, monitoringu i unapređivanju procesa, razvoju i unapređivanju zaposlenih, sastancima i još mnogo toga – otkrili smo impresivne činjenice o efikasnosti učesnika ove studije. To je model kojem, razumljivo, mnogi uspešni menadžeri svakodnevno teže.
Nadamo se da će vam ove informacije biti dobar reper da i sami napravite slično istraživanje kada je vaš lični raspored u pitanju. Mnogi od lidera su nakon učestvovanja u ovom istraživanju otrkrili na koje zadatke troše više vremena u odnosu na druge učesnike. To su iskoristili na konstruktivan način, unapredili svoje dnevne rasporede i postigli bolje rezultate.
Ako su mogli oni, možete i vi!
