Razvoj biznisa ili startapa neminovno vodi do tačke kada uspeh poslovanja zavisi od dobrog upravljanja. To podrazumeva upravljanje finansijskim, vremenskim, ljudskim i ostalim dostupnim resursima. Kada se dođe do te tačke, projektno upravljanje postaje neophodno kako bi se osiguralo postizanje ciljeva, održao i unapredio kvalitet proizvoda i usluga, kao i smanjili troškovi i potencijalni rizici.
Koliki je značaj projektnog upravljanja na uspešno poslovanje govori i veoma upečatljiva statistika – čak 67% projekata ne doživi uspešan završetak ako ne postoji dobro upravljanje. Takođe, istraživanje PwC Research centra navodi da 97% biznisa veruje da je upravljanje projektima presudno za uspeh biznisa i ostvarivanje rezultata.
Benefiti projektnog upravljanja
Projektno upravljanje podrazumeva jasno definisanje projekta od početka do kraja, obima, neophodnih resursa i vremenskih rokova. Dakle, reč je o upravljanju brojnim zadacima kako bi se postigao jedan željeni cilj, u kojem menadžer projekta mora da zna šta je potrebno da se uradi, kad i na koji način kako bi se stiglo do cilja.
Za startape je posebno važno upravljanje projektima kao način da se ograničena finansijska sredstva koriste racionalno i pravilno usmeravaju, kao i da se dobro koriste ljudski resursi. Mnogo lakše se može sprovoditi i analiza raspoloživih resursa i njihovu optimizacija, kao i tačke za unapređenja u odnosu na realizaciju projekata bez jasnog načina upravljanja.
Sa povećanjem razmera projekata potreba za dobrim upravljanjem ne samo da donosi benefite već i utiče na smanjenje rizika. Pre svega jer se ceo proces jasno organizuje sa preciznom hijerarhijom ogovornosti. Samo tako je moguće smanjiti broj potencijalno nepoznatih faktora koji mogu značajno da naruše krajnji rezultat. Takođe je moguće i lakše predviđanje problema, skraćivanje vremena reagovanja na njih i smanjenje potencijalna šteta.
Projektno upravljanje može biti koristan alat za postizanje optimalne produktivnosti, u situaciji kada se projekti završavaju u planiranom roku, ali bez dovoljno dobrih rezultata ili obrnuto. Dakle, u situacijama kada efikasnost i efektivnost u radu nisu u saglasnosti, a krajnji rezultat i klijenti trpe.
Kako odabrati idealan način projektnog upravljanja
Uvođenje ovakvog načina upravljanja podrazumeva uvođenje promena u poslovanje, pre svega zapošljavanje stručnih osoba kao i odabir prave metodologije za dobru realizaciju projekata.
Kroz praksu se pokazalo koje metodologije su najuspešnije u savremenom poslovanju i za koje industrije. U zavisnosti od industrije u kojoj poslujete i načina rada zavisiće i koje će biti najbolja za vaš biznis, a uvek je moguće spajanje elemenata različitih metodologija u hibridnu verziju.
Pre nego odabira najbolje metodologije, zapitajte se sledeće:
- Koliko je velik vaš tim?
- Koliko će tim da raste u narednih pet godina?
- Koliku su složeni vaši projekti?
- Sa koliko projekata morate da upravljate u isto vreme?
- Koliko blisko moraju da sarađuju zaposleni ili mogu samostalno da rade?
- Šta od resursa imate na raspolaganju?
- Koliko su slični projekti kojima upravljate?
Sa odgovorima na postavljena pitanja biće mnogo lakše proceniti i doneti pravu odluku o odabiru između tri najpoznatije metodologije projektnog upravljanja:
- Scrum framework
- Kanban
- Agile
Scrum framework je pre svega namenjen razvoju softvera iako ga uspešno primenjuju i u drugim industrijama. Reč je o jasno strukturisanom procesu koji se sastoji od “sprintova” – lista zadataka koji se rade u kraćem vremenskom periodu, najčešće na nedeljnom nivou. Svaki radni dan se počinjena takozvanim “Standups-ima” – kratkim sastancima na kojima se u osnovnim crtama daje pregled urađenog posla i onoga što je na rasporedu taj dan.
Dobra strana Scrum metodologije je što pruža mogućnost detaljnog praćenja urađenog posla, olakšava komunikaciju među članovima tima, a kratkoročni ciljevi mogu veoma pozitivno uticati na motivaciju i produktivnost. Takođe, principi rada po Scrum metodologiji se mogu primeniti u izgradnji sopstvenog načina upravljanja projektima. Ipak, ako želite da u potpunosti primenjujete ovu metodologiju preporučuje se da imate sertifikovanog Scrum Master-a i Product Owner-a kako bi se ostvario pun potencijal ovog načina upravljanja.
Kanban metodologija projektnog upravljanja razvijena je u proizvodnim industrijama. Usmerena je na optimizaciju procesa i smanjenje nepotrebnog rasipanja resursa. Ne zahteva se uvođenje drastičnih promena u postojeće procese, ne očekuje se od zaposlenih da prelaze na poslove koje nikad nisu obavljali, već se željeni ciljevi ostvaruju stalnim usavršavanjem i malim promenama na ličnom planu.
Projekti se raspoređuju po taskovima na Kanban tabli – oni koji su urađeni, na kojima se radi i taskovi koji tek treba da se urade. Ovakav princip organizacije pruža vizuelnu preglednost čitavog projekta, a taskovi se raspoređuju zaposlenima u odnosu na količinu posla koju imaju na rasporedu. Dakle, nema preopterećivanja radnika, tačno se zna koji deo projekta je u kojoj fazi i šta je sve potrebno da se stigne do kraja.
Kanban je jednostavna ali jasno strukturisana metodologija koja olakšava projektno upravljanje svojim preglednim načinom organizacije. Zasnovana na principu konstantnog unapređivanja koje se zove Kaizen, ovo je metodologija koja se primenjuje na već postojeće sisteme i ne pruža mnogo mogućnosti za uvođenje drastičnih promena u procese.
Agile je još jedna metodologija razvijena za potrebe softverske industrije, ali je vremenom pronašao i primenu u drugim industrijama. Preporučuje se za startape jer dozvoljava veliku fleksibilnost u radu, što je posebno važno za biznise koji se razvijaju i konstantno unapređuju svoj rad.
Projektno upravljanje prema Agile metodologiji je fokusirano na završetak projekta u najkraćem mogućem roku, nakon čega se ostvareni rezultati unapređuju kroz proces iteracije. Fleksibilnost tokom rada na projektu omogućava da se brzo i lako reaguje na promene, greške, prepreke i da se proces brzo prilagođava datoj situaciji. Takođe, u Agile metodologiju se lako implementiraju elementi drugih kako bi se što pre postigao željeni cilj.
Negativna strana Agile načina projektnog upravljanja je to što u određenim situacijama startapima može mnogo više odgovarati precizno strukturisan sistem, u odnosu da ovaj koji je veoma fleksibilan.
Kako će projektno upravljanje izgledati u budućnosti
Promene koje se dešavaju na svetskom nivou utiču na sve aspekte poslovanja zajedno sa novim tehnologijama i trendovima, što se odražava i na upravljanje projektima. Kako promene dolaze, tako je neophodno prilagođavati se i primenjivati najbolje što one donose. Na globalnom nivou se uočavaju trendovi koji se odnose na projektno upravljanje i donosimo neke od najznačajnijih:
- Sve više poslova se obavlja od kuće
- Primena hibridnih načina projektnog upravljanja
- Fokus na analizu podataka, praćenju metrika
- Uticaj veštačke inteligencije
- Važnost “soft” veština
Kao i u svemu, trendovi su ti koji ukazuju na smer u kom se industrija i tržište menjaju tako da praćenje trendova u oblasti projektnog upravljanja može doneti veliku korist za biznis.
Imajući u vidu sve do sada rečeno, upravljanje projektima je s razlogom danas zasebna industrija. Bogata praksa je pokazala koji su modaliteti najbolji i za koju industriju. Ono što je sigurno jeste da bez obzira na to da li je reč o startapu ili razvijenom biznisu projektno upravljanje je postalo sastavni deo poslovanja koje donesi značajna poboljšanja, omogućava optimizaciju, uštedu, lako i brzo uočavanje problema, prepoznanje mesta u procesima koja stvaraju zastoje i mogućnosti unapređenja.
