Kada dođe do rasta biznisa i do povećanih napora zaposlenih, nije loše imati na umu da rast stvara kompleksnost, a komplesnost često smanjuje rast.
Zato je preporučljivo da vlasnici biznisa na vreme preduzmu efektivne mere i pojednostave procese, eliminišu one korake koji zahtevaju previše vremena i resursa a za uzvrat daju premalo ili nimalo vrednosti.
Pojednostavljivanje radnih procesa je upravo ključan produkt efektivnosti koji lideri mogu da kreiraju pored motivisanja zaposlenih na proaktivnost, omogućavanja lakše adaptacije tima na promene i inovacije.
Iz tog razloga je važno za vođe timova da se kontinuirano usavršavaju kako bi efikasno upravljali timom, razumeli sve procese, identifikovali potencijalna područja koja se mogu automatizovati i omogućili zaposlenima alate i tehnike za uštedu vremena.
Ispravno planiranje dovodi do bolje efikasnosti, odnosno skraćivanja vremena za obavljanje zadataka. Sa druge strane, obavljanje pogrešnih zadataka efikasno, ne vodi ka uspehu jer zaposlenima onda predstoji izazov da za manje vremena završe potreban posao. Zato efektivnost i određivanje zadataka koje je potrebno obaviti, prethodi efikasnosti.
Kako bismo vam ova dva pojma dodatno pojasnili, predstavićemo razliku između efektivnosti i efikasnosti:
| Efikasnost | Efektivnost |
|---|
| Odgovara na pitanje „Šta je potrebno uraditi?“. | Odgovor na pitanje „Zašto se određeni zadatak radi?“. |
| Utiče na to da zadatak bude urađen na najbolji mogući način uz najmanje sredstava, vremena i truda. | Razgraničavanje između zadataka koje bi trebalo uraditi i onih procesa koji ne daju vrednost organizaciji. Drugi način razmišljanja o tome je postavljanje pitanja „Hoće li taj zadatak dodati vrednost mojim kupcima?“. |
| Fokus je na procesu. | Usklađivanje zadataka i prioriteta prema ciljevima i viziji kompanije. |
| Odnosi se na trenutnu situaciju i na to šta se odmah može poboljšati. | Podstiče inovacije, postavljanje buduće strategije, prilagođavanje promenjivim okruženjima, svemu onome što dovodi do rasta zaposlenih i poslovanja. |
| Lako se može izmeriti analizom određenih mernih podataka. | Nije je lako izmeriti. |
| Zahteva objektivnu analizu | Zahteva subjektivno viđenje |
| Zavisi od internih faktora unutar organizacije. | Zahteva prilagođavanje organizacije spoljašnjim faktorima, sposobnost praćenja konkurencije, ekonomije, tržišnih trendova i redovnog uvida u mišljene kupaca. |
Sposobnost upravljanja vremenom
Krajem XX veka specijalista u upravljanju vremenom Stefan Rehtšafen je skrenuo pažnju na pogubnost i opasnost trke sa vremenom, stalne žurbe, u kojoj živi većina ljudi u razvijenim zemljama. Planirajući vreme, lideri uvek imaju na umu da su najveće vrednosti koje ono donosi veća efikasnost, optimalna sadržajnost dnevnog rasporeda i bolji kvalitet obavljenog posla.
Danas kada je tempo života brži, potrebno je pravovremeno reagovati i uklopiti se u sve kraće rokove, upravljanje vremenom je jedan od najkorisnijih alata u cilju postizanja veće efikasnosti radu.
Zato efikasne vođe prepoznaju gde im odlazi vreme i preuzimaju kontrolu nad njim eliminišući korake koji nepotrebno zahtevaju angažovanost. Zatim organizuju zadatke korišćenjem raznih tehnika i posvećuju vreme bitnim aktivnostima.
Da li ste čuli za pojmove “hronos” i “kajros”?
U pitanju su reči kojima su se služili drevni Grci za preciznije označavanje vremena. Hronos je označavao linijsko, merljivo vreme, zgodno za planiranje i organizovanje. Kajros je, sa druge strane, fleksibilniji pojam koji se odnosi na odgovarajuće momente i okolnosti za obavljanje nekog posla “u hodu”.
Mnoge zadatke je praktično nemoguće precizno vezati za tačno vreme. Mogućnost njihovog ispunjavanja povezana je sa postojanjem kajros konteksta i pogodnih okolnosti. Zato lideri i menadžeri često imaju jednu tabelu sa zadacima čije vreme izvršenja nije jasno definisano, a koji se mogu uraditi kada nemaju dovoljno koncentracije za kompleksnije poslove.
Stvaranje ličnog sistema za upravljanje vremenom
Kada upravljate vremenom, doživljavate ga kao resurs kojim vladate, i tada je mnogo lakše da izdvojite vreme za odmor kao sastavni deo stvaralačkog procesa, meditaciju i druge aktvnosti koje prividno nemaju veze sa vašim ciljem. Lični menadžment sistem treba da podrazumeva i:
- Ritmičan odmor u toku radnog dana
- Maksimalno preusmeravanje misli sa fokusa radi dobijanja boljeg i kreativnijeg rezultata
- Iskorišćavanje dokolice u svrhe stvaralaštva
- Povećanje kvaliteta života i efikasnosti sna
- Primenjivanje metode mikrosna
U svojoj knjizi “The Effective Executive”, Piter Draker (Peter Drucker) identifikovao je pet ključnih veština efektivnih rukovodioca:
1. Umeće upravljanja vremenom u tri koraka
- Pratite kako koristite vreme i eliminišite sve korake koji predstavljaju gubljenje vremena.
- Delegirajte utvrđene zadatke koje neko drugi može podednako dobro obaviti.
- Ne gubite vreme onih koji rade za vas ili sa vama.
2. Fokusiranje na rezultate
Zapitajte se kako možete doprineti kompaniji što bi značajno uticalo na krajnje rezultate i ciljeve. Nastojte da date svoj doprinos u tri područja:
- direktni rezultati
- izgradnja i ponovna afirmacija vrednosti
- razvoj veština i znanja zaposlenih prema strategijama za budućnost.
3. Otkrivanje kako da snaga postane produktivna
Ovo je postupak analize i usmeravanja na ljudske potencijale i snagu pojedinaca, a ne na njegove slabosti. Potrebno je prepoznati i uposliti snagu svojih saradnika, snagu nadređenih, ali i sopstvenu snagu.
4. Postavljanje prioriteta na koje ćete usmeriti energiju
Najpre obavite najvažnije zadatke na listi prioriteta. Efikasni ljudi rade prvo najvažnije i nateže stvari, često ih prethodno podelivši na manje korake. Zato treba odlučiti koji poslovi zaslužuju prioritet jer su važni, a koji su manje značajni.
5. Donosite efektivne odluke
Odluke se najbolje donose na osnovu jasnog procesa odlučivanja i kad se temelje na različitim stavovima. Zato je potrebno podsticati razmenu mišljenja u timu umesto samostalnog traženja činjenica.
Sinergija efektivnosti i efikasnosti
U savremenom svetu brzog razvoja tehnologije i čestih promena, sinergija između efektivnosti i efikasnosti je neophodna kako bi svi članovi tima obavili potrebne zadatke na najbolji mogući način.
Kako ne biste mešali aktivnost sa progresom, i kako biste proverili da li ste samo zauzeti ili radite ono što vas čini i produktivnim, uradite ovaj jednostavan test. Tri puta dnevno (na primer u 9, 12 i 18 h) po zakazanom rasporedu postavite sebi pitanje “Da li radim ono što je zaista bitno ili sam samo zauzet?”.
Ukoliko želite da otkrijete još proverenih saveta na ovu temu pripremili smo vam kratak vodič sa 5 proverenih načina kako da povećate efikasnost na poslu.
