7 koraka do efikasno delegiranih zadataka

Jedna od atletskih disciplina koja je u velikoj meri slična efikasnom delegiranju zadataka na poslu jeste štafeta. Trkači na slepo dodaju palice jedni drugima, u polju od 20 metara koje je predviđeno za to, brzinom od približno 20 km/h dok sve vreme ostaju u svojim stazama.

Takmičar koji predaje štafetu ima najveću odgovornost za ispravnu predaju, jer on mora da preda štafetu tačno u otvorenu šaku svog saigrača i da je ne ispušta dok je drugi trkač čvrsto ne prihvati.

Izgleda jednostavno, ali ono što atletičari rade zahteva niz veština poput komunikacije, međusobnog poverenja i koordinacije. I najboljim ekipama se može desiti da budu diskfalifikovane zato što se predaja štafeta izvrši van predviđenog polja ili se dešava da ekipa izgubi zato što takmičaru ispadne štafetna palica.

U delegiranju zadataka takođe dolazi do propusta čak i kod najuigranijih timova, zbog pogrešne osobe kojoj je zadatak dodeljen, nedostatka prenesenih informacija koje su esencijalne za uspešno obavljanje samog zadatka ili zbog malo resursa uloženih u obuku zaposlenih.

Zašto je delegiranje važno?

‚‚Pokušati da sve učinite sami u liderstvu je poput košenja travnjaka makazama.” – Majkl Brn (Michael Byrne) advokat i partner u jednoj od najvećih advokatskih firmi u Njujorku Silvermen Šin i Brn (Silverman Shin & Byrne)

Ono što je zajedničko većini lidera jeste da im često jedan dan ima premalo sati, jer veliki broj ljudi zahteva njihovu pažnju, a dosta zadataka traži njihovo vreme, posvećenost i fokus. Neizostavni sastanci i pun inboks mejlova koji čekaju odgovor, neodložni pozivi, kreiranje prezentacija, pregledanje i komentari na obavljene zadatke tima, su ‚‚lakše” stvari koje treba obaviti. Komplikovani zadaci poput donošenja važnih odluka, određivanje smernica za tim ili ozbiljni razgovori sa članovima tima, izazovi su sa kojima se vođe timova svakodnevno susreću. Povrh svega, tu je i privatan život.

Uz ovako gust raspored zahtevnih zadataka veština delegiranja je više nego poželjna.

‚‚Delegiranje liderima može pružiti priliku za rad sa manje opterećenja, ali što je još bitnije može pružiti mogućnost za podučavanje zaposlenih“, piše Harvi Mekaj (Harvey Mackay), osnivač firme Mekaj Mičel Envleop (Mackay Mitchell Envelope Co)

Delegiranje osnažuje timove, gradi poverenje i pomaže u profesionalnom razvoju članova tima. Liderima pomaže da sa vremenom lakše određuju ko je najprikladniji za rešavanje zadataka ili projekata.

Prema dr Skotu Vilijamsu (dr Scott Williams) profesoru menadžmenta sa univerziteta Rajt (Wright), delegiranje je mnogo više od pukog olakšavanja posla liderima.

Najveća korist za ljude koji rade u timu je ta što mogu da razviju nove veštine i da steknu dodatno znanje, što ih priprema za veću odgovornost u budućnosti.

Delegiranje takođe može biti jasan znak da lider poštuje sposobnost i kompetentnost članova tima i da veruje njihovoj diskreciji. Zaposleni koji osete ukazano poverenje i poštovanje imaju tendenciju da se više obavežu organizaciji, a posebno svojim menadžerima.

Gde menadžeri najčešće greše kada je reč o delegiranju?

Iako su prednosti delegiranja očigledne poput više vremena za podršku drugima u razvoju veština kao i za individualni rad na zadacima koji traže duboku koncentarciju, mnogi menadžeri još uvek ne uspevaju efikasno da povere zadatke drugima.

Jedno istraživanje je pokazalo da dva psihološka procesa čine ljude nesklonim delegiranju posla:

  1. Dosta uloženog truda i vremena u sticanje određene veštine ili znanja čini da je lider nepoverljiv prema članovima koji su imali manje vremena da se posvete učenju i razvoju potrebnih veština
  2. Osećaj nedostatka vremena da bi lider mogao da podučava druge članove tima određenim veštinama

U nastavku ćemo vam predstaviti 7 koraka koji će vam pomoći da efiksno delegirate, tako da vaš tim deli posao i ostvaruje napredak.

1. Odaberite pravu osobu za određeni posao

Važan deo liderskih sposobnosti je razumevanje snaga, slabosti i potencijala zaposlenih. Ako je potrebno delegirati zadatak za koji je potrebna saradnja da bi bio dovršen, dobro je delegirati ga nekome ko se bolje snalazi u timskom radu.

Međutim, i dopuštanje ljudima da odaberu zadatke za koje su najviše zainteresovani je način da se izgradi poverenje i podstakne angažman tima, pa zato primeri dobre prakse ukazuju na to da je i ovakav pristup korisno povremeno uvrstiti u svoj rad.

2. Objasnite svrhu delegiranja

Ukoliko je nekome iznenada delegiran zadatak, u velikoj meri će mu pomoći kad mu je dat i kontekst zašto je dobio tu odgovornost.

‚‚Kad odaberete ljude za delegiranje, recite im zašto ste ih baš njih izabrali i kako verujete da će im određeni zadatak pomoći da rastu“, kaže Aleks Kavulejkos (Alex Cavoulacos), osnivač The Muse kompanije. ‚‚Pomozite im da svaki delegirani zadatak vide kao priliku da preuzmu više odgovornosti ili razviju nove veštine.“

3. Dajte precizna uputstva

Svaki dobar delegator pruža osnovne i važne informacije bez mikroupravljanja. Stiven Kovej (Stephen Covey), autor knjige „7 navika visoko efikasnih ljudi“, predlaže vam da delegirate rezultate, a ne metode.

Reći ‚‚evo šta radimo i koje konkretne akcije tražimo od Vas” umesto ‚‚nastavite dalje kako smo i mi radili“, kaže Kovej.

Recite zaposlenima svoje ciljeve koje želite da postignete ili prekretnice, a zatim im dopustite da reše izazove na svoj način. Ne tražite savršenstvo i ne ulazite u mikromenadžment. Neko drugi će izvršiti zadatak drugačije od vas i sve dok postiže tražene rezultate, to je u redu.

4. Osigurajte resurse i obuku

Proverite da li osoba zadužena za posao ili projekt ima potrebne veštine, alate i resurse potrebne za uspeh, ili joj osigurajte način na koji može raditi na tim veštinama

Na primer, ako tražite nekoga da upotrebi određeni alat koji do tada nije koristio za izvršenje zadatka, pobrinite se da postoji plan za prethodno upoznavanje s tim alatom.

5. Prenesite odgovornost i ovlašćenje

Ukoliko zaposleni ima zadatak ali nije potpuno ovlašćen za donošenje odluka, kao rezultat toga će se pojaviti zaostajanje u poslu, neizbežno traženje pomoći, a zadatak će oduzeti više vremena i zaposlenom i menadžeru.

‚‚Menadžeri koji ne delegiraju odgovornost uz određene zadatke na kraju se nađu u situaciji da izveštavaju svoje zaposlene i obavljaju deo posla, umesto da bude obrnuto“, piše Marting Cviling (Martin Zwilling), osnivač i izvršni direktor startupa Profešnals (Professionals).

Negujte okruženje i kulturu u kojoj ljudi osećaju da su sposobni da donose odluke, postavljaju pitanja i preduzimaju potrebne korake kako bi dovršili posao.

6. Proverite kvalitet obavljenog posla i dajte povratne informacije

Proveriti završen posao koji je poveren zaposlenom i pobrinute se da je pravilno obavljen uz povratne informacije potrebne za njegovo poboljšanje sasvim je dovoljno da bi krajnji rezultat bio uspešan.

7. Zahvalite se

Kad neko izvrši zadatak ili projekat u zadatom roku, pokažite iskrenu zahvalnost i istaknite određene stvari koje su posebno dobro obavljene.

Kad pridate značaj tim detaljima, zaposlenima dajete putokaz za ono što bi trebalo da nastave da rade na putu ka uspehu.

‚‚Ovo je najjednostavniji korak, ali za mnoge ljude jedan od onih koje nikada ne savladaju”, kaže Cviling. ‚‚Podstiče lojalnost, pruža zadovoljstvo zbog obavljenog posla i postaje osnova za mentorstvo i visok nivo uspešnosti kod timskog rada.“

Prednosti učenja delegiranja

Ako dobro delegirate, možete povećati poverenje i predanost svojih zaposlenih, poboljšati produktivnost i osigurati da pravi zaposleni izvršavaju zadatke koji im najviše odgovaraju.

Zato se ne treba bojati preneti štafetu. Možda će vam u početku trebati malo prakse da postanete dobri u tome, ali ako se trudite, vaš biznis će se neosporno razvijati i rasti.

This website stores cookies on your computer. These cookies are used to collect information about how you interact with our website and allow us to remember you. We use this information in order to improve and customize your browsing experience and for analytics and metrics about our visitors both on this website and other media. To find out more about the cookies we use, see our Privacy Policy.

accept don’t ask me again