Kako zapravo postići da vaš tim bude produktivniji bez stalne potrebe da ih motivišete i mikro-menadžujete? Zašto se čini da neki timovi napreduju dok drugi kasne sa rokovima i uvek su pod stresom?
Znate da je vaš tim kvalifikovan i sposoban, ali jednostavno ne znate kako da pomognete članovima tima da održe produktivnost na visokom nivou. Ako tim uvek zaostaje, rokovi nikad neće biti ispoštovani. Taktike koje smo izdvojili su dobre za napredak biznisa, lični razvoj članova tima i njihovu produktivnost.
Postavite jasna očekivanja
Timu je potrebno vođstvo, a ne mikromenadžment. Jedini način na koji će tim znati šta treba da rade je ako se ciljevi jasno predstave i objasne. Ponovite čak i očigledne stvari koje su važne, jer u većini slučajeva nije sve tako transparentno kao što vama izgleda. Postavljajte timu izazove, ali ostanite realistični, kako biste sprečili rasipanje energije i trošenje vremena na bespotrebne radne zadatke.
Ažurirajte sve zadatke u softveru za upravljanje projektima odmah na početku radne nedelje.
Blagovremeno odgovorite na mejlove i poruke u istom danu, čak i ako je odgovor „Dobio sam vašu poruku i razmotriću ovo u sredu“.
Olakšajte timsku komunikaciju
Postavite neke osnovne smernice za komunikaciju kako biste pomogli timu da nesmetano radi. Budite iskreni i neposredni u razgovoru sa kolegama, i pokažite poštovanje.
Pronalaženje pravog komunikacionog kanala olakšava timsku komunikaciju. (npr. možete na početku dogovoriti da su mejlovi podobniji za duge diskusije, dok se na Slacku mogu slati poruke o radu na projektu itd.) Na primer, recite timu da proveravaju mejlove jednom ili dva puta dnevno, dok je Slack kanal za dnevnu komunikaciju koju mogu proveravati na par sati. Umesto da odgovaraju u generalnom Slack kanalu, predložite im da pišu u privatnim porukama ili da u kanalu odgovore na niz komentara kako bi se održala organizacija razgovora i da se važna obaveštenja ne bi zagubila.
Objasnite važnost rokova
Podstičite tim da poštuju rokove. Rokovi koje postavljate imaju za cilj da se rasporede prioriteti i da se smanji pritisak na menadžment od strane klijenata. Treba imati u vidu da su potrebni praksa i vreme da bi se tim uhodao i da bi se rokovi pravovremeno poštovali.
Kada se timu priključi neko novi, naučite ga o ključnim prioritetima već prvog dana. Obavestite ih o ciljevima tima i ključnim pokazateljima učinka (KPI), kao i o njihovim ličnim KPI-ima. Kada jedan član zaostaje, to utiče na druge. Koristite alate kao što je Jira ili Asana da biste kreirali realistične vremenske okvire i upravljali datumima, čak i onda kada se prioriteti promene.
Postavite lični primer
Ukoliko primetite da previše detaljno se uključujete u svaki projekat, postoji velika verovatnoća da ćete mikro-menadžovati tim pre ili kasnije. Menjanjem sopstvenih obrazaca ponašanja postavljate pravi primer i motivišete članove tima da rade na sopstvenoj autonomiji.
Delegirajte zadatke, i imajte poverenja u tim da će ih dobro odraditi. Na kraju krajeva, vi ste učestovali u tome da oni postanu deo kompanije. Umesto da ispravljate greške, podstičite ih da dva puta proveravaju radove pre nego što ih pošalju na dalji pregled. Tim ne treba da čeka odobrenje svakog radnog zadatka, jer to može da bude frustrirajuće i da umanjuje produktivnost.
Nema potrebe da budete prisutni na svakom sastanku, niti da učestvujete u svakoj internoj diskusiji tima. Ako ste u CC svakog mejla i morate biti upućeni u svaku diskusiju, možda je vreme da se to promeni. Normalno je da vam s vremena na vreme trebaju informacije o tome kako projekat napreduje, ali ne morate da proveravate njegov status nakon svakog završenog dela, već samo da odobrite finalni rezultat.
Optimizujte početne korake
Onboarding proces treba da počne čim zaposleni prihvati ponudu. Zakažite sastanak da biste sa njim prešli važnu dokumentaciju i smernice za rad u kompaniji.
Takođe, trebalo bi odmah na početku da razgovarate sa novim zaposlenima o njihovom potencijalnom karijernom putu i razvoju. Napomenite koji su tačno kriterijumi za unapređenje i šta je za njih potencijalni sledeći korak na lestvici.
87% kompanija navodi da mentorstvo poboljšava efikasnost zaposlenih. Ako imate mogućnost, obavezno dodelite mentora svakom novom zaposlenom. Ova osoba bi trebalo da bude na raspolaganju da odgovori na sva pitanja i sugestije.
Tražite nekoga ko deli vrednosti kompanije
Veštine se mogu naučiti i savladati. Osoba čija se uverenja se ne poklapaju sa kulturom kompanije, teško će sarađivati i komunicirati sa drugima, a samim tim se produktivnost tima drastično smanjuje. Pri zapošljavanju, dajte prednost onima koji su kompatibilni sa ostatkom tima, da ne bi došlo do obostranog nezadovoljstva.
U oglasu za posao naglasite za koje vrednosti se zalažete, a možete o njima diskutovati na intervjuu za posao sa odabranim kandidatom. Objasnite kako radite kao tim i pustite kandidata da postavlja pitanja. Ukoliko dobije posao, prosledite mu dokument u kome opisujete vrednosti kompanije, gde pravite kratak pregled o ponašanju koje očekujete od zaposlenih, kao i objašnjenje kako vi utičete na poboljšanje organizacione kulture.
Organizujte edukaciju i trening
Zapošljavanje nije jedini način za rast. Dodatna edukacija i trening pomažu kompaniji da ostvari specifične poslovne ciljeve, ali i da ubrza lični razvoj zaposlenih. Kreirajte prilike za nadograđivanje veština i pomozite kompaniji da postigne više. Važno je tim bude opremljen veštinama i kompetencijama da bi mogao da ide u korak sa ekonomijom koja se brzo menja.
Radno okruženje se vremenom razvija. Razmislite šta je značilo biti menadžer društvenih mreža 2010. i danas – isti posao obuhvata potpuno različite dužnosti i zadatke. Kontinuirana obuka pokazuje timu da vam je stalo do njihove budućnosti, što je dobra strategija za izgradnju poverenja dok se istovremeno radi na uvećanju produktivnosti. Obuka nije samo za specifične veštine za posao. “Meke veštine” poput organizacije i upravljanja vremenom su neophodne za maksimalnu produktivnost, a većina ljudi nikada ne prođe pravu obuku za ove oblasti.
Zaključak
Poboljšavanjem svojih veština i znanja zaposleni takođe postaju samopouzdaniji, efikasniji i angažovaniji. Mnogi menadžeri se brinu zbog ulaganja, jer ne postoji garancija da će se zaposleni zadržati čak i nakon što se uloži vreme u njihov rast. Što su vaši ljudi veštiji, oni postaju vredniji. Sasvim je normalno da vremenom neki ljudi odu i potraže poziciju u drugoj firmi, ali potrudite se da vreme provedeno u kompaniji u kojoj radite bude produktivno i proaktivno za zaposlene.
